Allmänna frågor
Vad menar man med en komplett kassa?
Vi delar upp kassan i fyra delar, och det är lätt att bara titta på den första:
- Kassasystem (appen): mjukvaran som hanterar försäljningen. Juridiskt räknas den som själva kassaregistret.
- Kontrollenhet eller kontrollsystem: den certifierade del Skatteverket kräver, i molnet eller som en fysisk enhet.
- Kortterminalen: hårdvaran som läser kortet. Behöver inte vara integrerad med kassan.
- Inlösen: avgiften för att kortpengarna landar hos dig. Eget avtal hos vissa, inbakat i priset hos andra.
Räkna alltid med alla fyra. Ett lågt månadspris betyder inte mycket om inlösen tar en hög procent på varje köp.
Vad kostar ett kassasystem?
Det beror på hur du sätter ihop de fyra delarna. Grovt sett ser bilden ut så här:
- Månadsavgift för själva systemet: från 0 kr till över 1 000 kr.
- Kontrollenhet eller kontrollsystem: ingår hos vissa, kostar extra hos andra (Zettle tar till exempel 299 kr/mån).
- Kortavgift: hos allt-i-ett-lösningar ligger den ungefär mellan 0,99 % och 1,85 % per köp.
- Hårdvara: en liten kortterminal från runt 249 kr, ett komplett paket kan gå på flera tusen.
Ett gott råd: jämför bara lösningar där en och samma leverantör står för alla fyra delarna. Först då vet du vad du faktiskt landar på. Så fort inlösen ligger i ett separat avtal blir totalen svår att räkna på. Hela prisguiden finns här.
Vilka betalmetoder stöds?
Kort, Apple Pay, Google Pay, Swish, kontanter och Klarna funkar i de flesta system. Skillnaden ligger inte i vad som stöds utan i vad det kostar: Swish är till exempel ett eget avtal med egen avgift hos vissa leverantörer. Fråga per betalsätt.
Kan jag byta kassasystem senare?
Ja, du kan byta. Bindningstiden avgör hur snabbt. Den skiljer sig mellan leverantörer och står i avtalet, så läs den innan du skriver på. Planera in tid för att flytta över data och lära upp personalen. Vill du undvika glapp kan du köra det gamla och det nya systemet parallellt en kort period.
Juridiska krav och Skatteverket
Måste jag ha ett certifierat kassaregister?
Om du säljer mot kontanter eller kort direkt till privatpersoner, ja. Kravet slår till när den kontanta försäljningen är mer än obetydlig, och gränsen 2026 går vid fyra prisbasbelopp:
- Du säljer varor eller tjänster direkt till konsumenter.
- Du tar emot betalning med kontanter, kort eller Swish.
- Kontant- och kortförsäljningen överstiger 236 800 kr per år (4 prisbasbelopp à 59 200 kr).
Under den gränsen räknas försäljningen som "av obetydlig omfattning" och kravet gäller inte. Läs mer i vår guide om Skatteverkets krav.
Vad händer om jag använder ett icke-certifierat kassaregister?
Skatteverket kan ta ut en kontrollavgift, och du riskerar problem vid en kontroll. Kontrollera alltid att leverantören har tillverkardeklarerat sitt kassaregister hos Skatteverket, det är leverantören som ansvarar för det. Zettle är ett exempel som uppfyller kravet, med kontrollenheten i molnet (299 kr/mån extra).
Vilka krav ställer Skatteverket på kassasystem?
Kassaregistret ska vara tillverkardeklarerat hos Skatteverket och kopplat till en certifierad kontrollenhet eller ett certifierat kontrollsystem. Varje försäljning ska registreras och ett kvitto tas fram. Detaljerna, och vad som ändras 2027, står i vår guide om Skatteverkets krav.
Hur länge måste jag spara kassadata?
Kontrollremsor och journalminne är räkenskapsinformation enligt bokföringslagen. Det ska du spara till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. I praktiken blir det sju år efter räkenskapsårets slut. Läs Skatteverkets svar om kontrollremsa och journalminne.
Gäller kraven även för webshoppar?
Nej. Kassaregisterkravet gäller försäljning på plats, i butik. Säljer du bara på nätet slipper du det. Bokföringen gäller som vanligt.
Tekniska frågor
Vilken internetuppkoppling behöver jag?
De flesta system är molnbaserade och vill ha en stabil uppkoppling. Vanligt bredband eller 4G räcker för en butik eller salong, det är stabiliteten som spelar roll, inte topphastigheten. Många system har ett offline-läge som låter dig sälja vidare vid tillfälliga avbrott och synkar när uppkopplingen är tillbaka.
Kan jag använda min egen tablet eller dator?
Ja. iPad, Android-platta, dator eller mobil funkar hos många system, ofta direkt i webbläsaren. Kortterminalen behöver du fortfarande, den ingår inte i plattan. Se guiden om kassa på egen iPad.
Måste jag ha en kvittoskrivare?
Nej. Du måste alltid ta fram och erbjuda ett kvitto vid varje köp, men det får vara digitalt. Sedan Skatteverket godkände helt digitala kvitton i december 2024 är en kvittoskrivare valfri. Kravet gäller kvittot, inte pappret.
Hur lång tid tar det att installera?
App-baserade system som Zettle är igång på några minuter. Byter du från ett äldre system och ska flytta varuregister och kunddata kan det ta några dagar. Fråga leverantören vad som ingår i starthjälpen innan du skriver avtal.
Vad händer om internet eller systemet ligger nere?
Många system har ett offline-läge som låter dig sälja vidare och synkar när uppkopplingen är tillbaka. Hur bra det fungerar, och hur snabbt du får hjälp om något krånglar, skiljer sig mellan leverantörer. Drifttid och supporttider publiceras sällan så att de går att jämföra rakt av. Fråga leverantören vad som gäller, och be dem visa det skriftligt innan du skriver avtal.
Kan jag integrera med min webshop eller bokföring?
Oftast, ja. Vanligast är bokföring (Fortnox, Visma, Speedledger), webshop (Shopify, WooCommerce) och lagersystem. Men listan skiljer sig mellan leverantörerna, så kolla att just din kombination finns innan du väljer.
Hur hanteras kortbetalningarna säkert?
Kortbetalningar följer en branschstandard som heter PCI DSS, och persondata omfattas av GDPR. Det gäller alla leverantörer som tar kort, inte bara vissa. Kortnumren hanteras av betalningsleverantören, inte av dig i kassan. Vill du veta exakt hur en leverantör lagrar och skyddar dina data står det i deras villkor. Läs det innan du väljer.
Branschspecifika frågor
Vad ska en restaurang titta efter?
Bordshantering, köksskärm och menyhantering är det som skiljer ett restaurangsystem från en enkel kassa. Onslip är ett svenskt allt-i-ett-system som är byggt för restaurang och café, med kontrollenhet och inlösen från samma leverantör. Flera restaurangsystem, som Trivec och Caspeco, publicerar inga priser utan lämnar bara offert, vilket gör dem svåra att jämföra i förväg.
Vad behöver en frisörsalong tänka på?
En liten salong med låg kortvolym klarar sig ofta med en app-baserad allt-i-ett-lösning som Zettle, där kortterminalen kostar från 249 kr. Har du hög kortförsäljning blir en lägre kortavgift viktigare än månadspriset, och då kan Onslips 0,99 % räknas hem trots den högre fasta avgiften. Räkna på din egen volym.
Passar samma system för både butik och webshop?
Flera butikssystem kan synka lager och försäljning mellan disk och webbutik. Kom ihåg att Skatteverkets kassaregisterkrav bara gäller den fysiska försäljningen, distansförsäljning på nätet är undantagen. Har du bara enstaka fysiska köp kan en app-baserad kassa räcka, medan en etablerad butik oftare vill ha ett system med riktig lagerhantering. Väg funktionerna mot vad du faktiskt säljer i disk.